Jak powinna wyglądać sala konferencyjna?

Zdarza się, że mamy jakieś spore wydarzenie, na które chcemy zaprosić gości. W tym celu wynajmujemy mniejszą bądź większą salę konferencyjną, która ma sprawić, że osoby pojawiające się na imprezie będą czuć się swobodnie, ale przede wszystkim całe wydarzenie odbędzie się bez przeszkód. Jest to wygodne rozwiązanie sprawiające, że zamknięta przestrzeń ułatwia komunikację, a czasem nawet ją i wymusza. Warto jednak zastanowić się nad tym, jak powinna ona wyglądać. Postanowiliśmy zająć się tym tematem dogłębniej, więc zachęcamy do lektury poniższego tekstu.

Sala konferencyjna powinna być dostosowana do wydarzenia

Co mamy na myśli mówiąc „dostosowana pod wydarzenie”? Przede wszystkim to, że jej wielkość musi odpowiadać eventowi. Jeżeli jest to konferencja pod Warszawą, to należy zadbać o to, żeby w zależności od tego czy jest to:

• wykład publicysty,
• historyka
• czy też spotkanie z politykiem,
• a może i nawet konferencja naukowa,

żeby po prostu starczyło miejsc. Nie chodzi tylko i wyłącznie o to, żeby wynajmować jak największą salę, bo nie ma nic gorszego niż zorganizowanie wydarzenia, które przyciągnie 30-40 osób, a miejsc będzie 2 bądź 3 razy tyle. Sprawia to, że puste krzesełka robią nieprzyjemne wrażenie, a i zapewne sami organizatorzy nie będą zachwyceni z takich efektów.

Chcąc wynająć salę, należy pamiętać o tym, żeby jej wygląd również był odpowiedni. Musi być czysto, schludnie, aby goście czuli się dobrze i nie chcieli jej opuścić zaledwie po kilku minutach. Ciekawym aspektem jest też nasłonecznienie. Zorganizowanie konferencji pod Warszawą powinno być zrobione w taki sposób, aby goście nie byli atakowani przez promienie słoneczne bądź też dostępne powinny być rolety, które je ograniczą.

Sala konferencyjna powinna mieć też miejsce na bufet kawowy

Istotnym czynnikiem przy organizacji różnego rodzaju wydarzeń jest zaplecze. Jeżeli są to szkolenie czy też konferencje pod Warszawą, należy zadbać o to, aby w sali było odpowiednie miejsce na postawienie bufetu. Powinno się w nim znaleźć jedzenie, kawa, herbata, aczkolwiek zdarzają się sytuacje, że można przejść do sali, w której można bez problemu zjeść obiad.

Kwestia zamawiania bufetu zawsze jest indywidualna, bo jest uzależniona od charakteru imprezy. Jeżeli jest to wykład, który potrwa 1,5-2h, to wydaje się, że nie ma większego sensu, ponieważ jest to dodatkowy wydatek. Owszem, jeżeli chcemy być bardzo uprzejmi, to jak najbardziej można na niego postawić, jednak obecność bufetu kawowego w przypadku krótkotrwałych wydarzeń nie jest obowiązkowa.

Dobrym miejscem na zorganizowanie takiej konferencji może być np. Pałac Zegrzyński.