Przechowywanie dokumentów firmowych – jak długo?
Przechowywanie dokumentów przedsiębiorstwa, jest jednym z najważniejszych obowiązków właściciela. Warto mieć na względzie, przez jaki czas trzeba przechowywać wybrane kategorie dowodów, żeby nie zajmować niepotrzebnie miejsca przedawnioną już dokumentacją albo też nie niszczyć czegoś, co może być jeszcze nam potrzebne. Warto dowiedzieć się, jak powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie dokumentów.
Obowiązek 5 lat
Przechowywanie dokumentów w firmie, w większości przypadków będzie obowiązywało przez 5 lat. Taka konieczność dotyczy właściciela firmy nawet wówczas, gdy przedsiębiorstwo zostanie zamknięte. Wówczas przechowywanie dokumentów, może mieć miejsce w archiwum.
Które dokumenty przedsiębiorstwa należy przechowywać 5 lat?
Przechowywanie dokumentów firmowych, obejmuje 5 lat w wypadku:
- rocznych sprawozdań finansowych,
- faktur sprzedażowych i zakupowych,
- dokumentów z inwentaryzacji,
- rejestrów i ewidencji podatkowych,
- ksiąg rachunkowych,
- księgi przychodów oraz rozchodów,
- dokumentów zgłoszeniowych do ZUS,
- dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA, dokumentów korygujących przekazanych do ZUS od początku 2012 roku.
Przechowywanie dokumentów księgowych, musi mieć miejsce przez okres 5 lat, licząc od rozpoczęcia roku następującego po roku obrotowym, którego tyczą się te dokumenty, czyli do końca 2024 roku. Niemniej jednak, celem zachowania terminów wynikających jasno z przepisów prawa podatkowego, trzeba je przechowywać aż do końca 2025 roku.
Które dokumenty firmowe należy przechowywać przez okres 10 lat?
Przez okres dziesięciu lat, musi odbywać się:
- przechowywanie dokumentacji medycznej,
- przechowywanie zgłoszeń ZUS IWA,
- przechowywanie akt rozliczeniowych ZUS DRA, raportów imiennych, dokumentów korygujących – przekazanych do ZUS do końca roku 2011,
- przechowywanie dokumentacji pracowniczej (karty wynagrodzeń, listy płac).
W wypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed dniem 1 stycznia 1999 roku – dokumentacja firmowa musi być przechowywana przez okres 50 lat. Warto wówczas skorzystać z usługi przechowywania dokumentów, co ułatwi nam zadanie, zaoszczędzi nasz czas, a przede wszystkim konieczne do tego celu miejsce.
Czy można wydłużyć czas przechowywania dokumentacji firmowej?
Jest to jak najbardziej możliwe. Dzieje się tak w wypadku, kiedy wobec danego przedsiębiorstwa zostanie wszczęte postępowanie w sprawie o wykroczenie albo przestępstwo skarbowe. Wówczas termin przechowania dokumentacji, jest wydłużany o odpowiednią ilość miesięcy.
Źródło: Destroy & Recycling
