Niszczenie dokumentów – na co zwrócić uwagę?
Wraz z rosnącą liczbą cyber zagrożeń i naruszeń danych ważne jest, aby chronić swoje dane osobowe i zawodowe. Niszczenie dokumentów to sposób na zniszczenie wszystkich poufnych dokumentów i zapisów na papierze, dzięki czemu nie grozi kradzież tożsamości lub oszustwo.
2 sposoby na niszczenie dokumentacji
Niszczenie dokumentów można zrealizować na dwa sposoby:
- za pomocą niszczarki dokumentów
- z wykorzystaniem usług profesjonalnej firmy oferującej usługi niszczenia dokumentów
Dla firm gdzie ludzie pracują w środowisku, w którym znajdują się poufne dokumenty profesjonalne niszczenie dokumentów jest niezwykle istotne z punktu bezpieczeństwa i zapobiegania wyciekom ważnych danych z firmy. Najlepszym sposobem osiągnięcia tego celu jest niszczenie dokumentów w sposób uniemożliwiający ich odczytanie lub zrozumienie.
Ten proces można wykonać za pomocą niszczarki dokumentów – w takim wypadku i tak należy oddać papier do recyklingu, poza tym proces niszczenia dokumentacji z wykorzystaniem niszczarek jest bardzo długi. Drugi sposób to skorzystanie z usług niszczenia dokumentów u profesjonalnych firm oferujących takie usługi. Jedną z takich firm jest Destroy & Recycling z Wrocławia. Firma oferuje bezpieczne niszczenie dokumentów.
Jakie dokumenty trzeba niszczyć w firmie?
Pierwszym krokiem niszczenia dokumentów jest identyfikacja tych dokumentów, które należy zniszczyć, w oparciu o potrzeby firmy. Niektóre dokumenty, takie jak ewidencja podatkowa, są bardzo wrażliwe. Wiele firm ma ogólne wytyczne dotyczące rodzajów niszczonych dokumentów. Do dokumentów, które na pewno muszą być niszczone należą m.in:
- tajemnice handlowe i dane zastrzeżone,
- dane osobowe i chronione informacje zdrowotne,
- dokumenty, które mogą zawierać dane osobowe lub wrażliwe dane firmy, które mogą być szkodliwe, jeśli wpadną w niepowołane ręce,
- informacje o kartach kredytowych,
- numery ubezpieczenia społecznego,
- informacje o kredytach hipotecznych i pożyczkach itp.
Jak działa niszczenie dokumentów przez zewnętrzną firmę?
Firmy oferujące profesjonalne niszczenie dokumentów umawiają termin z klientem i w określonym czasie odbierają dokumentację od klienta. Następnie dokumentacja jeszcze przewożona do niszczarni i tam jest niszczona. Transport dokumentów odbywa się pod całkowitym nadzorem a pobrane od klienta dokumenty są stosownie zabezpieczone. Firmy niszczące dokumenty posiadają specjalne certyfikaty uprawniające do niszczenia dokumentów. Zazwyczaj czas wykonania usługi niszczenia dokumentów nie przekracza 24 godzin.
