Jak niszczyć dokumenty zgodnie z rodo?

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z rodo? Z tym pytaniem boryka się wiele osób odpowiedzialnych za tak zwaną wrażliwą dokumentację, zarówno w firmach, jak i instytucjach publicznych takich jak, chociażby urzędy. Nie ma w tym nic dziwnego – kary związane z naruszeniem przepisów RODO potrafią być naprawdę dotkliwe, już nie wspominając o nadszarpniętej reputacji naszej firmy bądź instytucji. Przyjrzyjmy się więc wspólnie, jak należy prawidłowo przeprowadzić niszczenie dokumentacji.

Jak przeprowadzić niszczenie akt zgodnie z RODO?

Jeżeli chodzi o niszczenie dokumentów objętych klauzulą RODO, to należy to zrobić w taki sposób, aby nie było możliwości, żeby żadna informacja wpadła w niepowołane ręce. Co szczególnie ważne – dotyczy to także nośników elektronicznych. Czy to oznacza, że jeżeli nie mamy takich możliwości, jesteśmy zwolnieni z przestrzegania rygorystycznych przepisów dotyczących rodo? Niestety nie. Natomiast jest z tej sytuacji rozwiązanie, a mianowicie możemy zlecić niszczenie dokumentów firmie z zewnątrz, która ma do tego odpowiednie środki.

Jak więc wybrać tego typu firmę? Zacznijmy od podstaw, a mianowicie sprawdzenia, czy dana firma ma odpowiednie do tego zadania certyfikaty. Takimi certyfikatami są między innymi certyfikaty zgodne z normą ISO 9001 oraz w obszarze zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodne z normą ISO 27001.

Dlaczego certyfikaty firmy są tak ważne?

Powodów jest co najmniej kilka, a mianowicie:

• jeżeli firma nie ma certyfikatów, to tak naprawdę nie mamy gwarancji, że dokumenty zostaną prawidłowo zniszczone.
• w przypadku wypłynięcia jakichś danych, kontrolerów z urzędu ochrony danych osobowych nie będzie obchodzić, że to wina firmy niszczącej, bo to my jesteśmy administratorami danych.

Przykładowo, jeżeli dopuścimy, aby niszczenie dokumentacji medycznej było przeprowadzone w sposób niewłaściwy, to narażamy się oprócz kary z urzędu, również na sprawę karną ze strony osoby, która ta dokumentacja dotyczyła. Warto więc dobrze zapoznać się z ofertą firmy, która wykonuje niszczenie dokumentów.

Podsumowanie

Niszczenie dokumentów, to wbrew pozorom nie jest tak prosta sprawa, jak mogłoby się to wydawać, zwłaszcza że w niektórych przypadkach powinno być ono przeprowadzone komisyjnie. Nie warto wiec narażać się i próbować samodzielnie niszczyć dokumentację, gdyż mówiąc wprost w przypadku wypłynięcia jakichkolwiek danych, narażamy się na różnego rodzaju przykre konsekwencje – dlatego też warto zlecić to zadanie profesjonalnej firmie, która ma do tego odpowiednie środki i uprawnienia.